Comment établir un plan de communication de crise efficace ?

Vous le savez, une situation de crise peut survenir à tout moment, perturbant la stabilité, la notoriété et la réputation d'une entreprise, d’une institution, ou d’une personnalité publique. C’est pourquoi il est nécessaire d’établir un plan de communication de crise bien structuré et efficace, afin de savoir gérer la situation et de maintenir la confiance des parties prenantes, ce qui permet de minimiser autant que possible les impacts potentiels sur l’avenir. Pour vous permettre de mettre en place des solutions adaptées, voici nos conseils d’experts, basés sur plus de 30 années d’expérience dans le domaine.

Nos conseils d'experts pour avoir un plan de communication de crise adapté

Pour que vous puissiez mettre en place un plan de communication de crise adapté, il faut que ce dernier soit minutieusement préparé. Aucun détail ne doit être laissé au hasard pour que vous puissiez vous préparer à toutes les éventualités et les affronter sans stress.

• Identifiez les scénarios de crise : il est important de prévoir les différentes sortes de crises qui peuvent affecter votre entreprise. Il peut s’agir d’un retour de produits, d’une grève, d’une contamination, etc. Préparez des réponses appropriées ;

• Créez une équipe de gestion de crise : une équipe dédiée est essentielle pour gérer efficacement une crise. Elle doit être composée de représentants des principaux départements : communication, juridique, ressources humaines et direction. Assurez-vous que chaque membre connaît son rôle et ses responsabilités ;

• Développez des messages clés : préparez des messages clés pour chaque scénario de crise identifié. Ces derniers doivent être clairs, cohérents et rassurants. Ils doivent permettre de montrer que l'entreprise prend des mesures adéquates et rapides pour résoudre la situation du mieux possible ;

• Établissez des protocoles de communication : définissez des protocoles clairs pour la diffusion de l'information, incluant l'identification des canaux de communication et les procédures pour approuver et diffuser les messages. La rapidité et la précision sont deux points essentiels en temps de crise ;

• Entraînez-vous régulièrement : organisez des simulations pour tester votre plan et entraîner votre équipe. Ces exercices permettent d'identifier les lacunes et d'améliorer la coordination. Un entraînement régulier garantit que tous les membres de l'équipe sont prêts à réagir rapidement et efficacement ;

• Suivez et évaluez la situation : pendant une crise, il est essentiel de suivre de près l'évolution de la situation et les réactions des parties prenantes. Utilisez des outils de surveillance des médias et des réseaux sociaux pour évaluer l'impact de vos actions et ajuster votre stratégie en conséquence.

Quels sont les outils de la communication de crise ?

Les outils de communication à utiliser pour la gestion d’une situation de crise sont divers et nombreux mais essentiels pour assurer le moins de retombées négatives possibles. Voici lesquels nous vous conseillons de privilégier :

• Les plateformes de gestion des réseaux sociaux : elles permettent de surveiller et de gérer les conversations sur les réseaux sociaux, ce qui permet de repérer rapidement les problèmes émergents et de répondre en temps réel ;

• Les systèmes de gestion de contenu : ils sont utiles pour mettre à jour rapidement les informations sur votre site web, vous permettant d’obtenir des informations précises et à jour pendant une crise ;

• Les outils de surveillance des médias : ils aident à suivre les mentions de votre entreprise dans les médias. Cela vous permet de rester informé de l'évolution de la crise et des perceptions publiques ;

• Les logiciels de relations publiques : ils facilitent la gestion des relations avec les médias et permettent de diffuser des communiqués de presse, de suivre les contacts médiatiques et de mesurer l'impact de vos communications.

Un plan de communication de crise bien établi et utiliser les bons outils de gestion peuvent faire toute la différence. Préparez-vous dès maintenant pour protéger votre entreprise !

Comment savoir si un plan de communication de crise a été efficace ?

Pour évaluer l'efficacité d'un plan de communication de crise, il faut mesurer plusieurs indicateurs clés après sa mise en place. Tout d'abord, évaluez la rapidité et la précision avec lesquelles les informations ont été communiquées aux acteurs internes et externes ; une communication rapide et transparente est souvent un bon indicateur d'efficacité. Ensuite, évaluez la réception de vos messages en analysant les retours et les réactions du public, des clients, des employés et des médias. 

Les sondages et les feedbacks peuvent fournir des données précieuses sur la clarté et la pertinence des informations transmises !

Il est également important de mesurer l'impact de la communication sur la réputation et la confiance envers l'organisation ; une faible incidence de messages négatifs ou de critiques peut indiquer une gestion réussie. Enfin, revoyez toute la gestion de la crise pour identifier les améliorations possibles et ajuster le plan pour les futures crises, en prenant en compte toutes les failles et en optimisant les stratégies de communication.

Pour en savoir plus sur la préparation et la mise en place d’un plan de communication de crise, n’hésitez pas à faire appel à nos experts-formateurs.Chez Nitidis, nous savons proposer des solutions entièrement personnalisées selon toutes spécificités. Par ailleurs, nous sommes certifiés Qualiopi, une certification sérieuse reconnue par le Ministère du Travail ; nous assurons des formations reconnue pour leur qualité.